Política de Tratamiento de Datos Personales
MAPEUM S.A.S.
MAPEUM S.A.S.
Razón social: MAPEUM S.A.S.
NIT: 901.967.290-8
Domicilio: Calle 9A # 9 - 13, Oficina 301, Barbosa, Santander, Colombia.
Correo electrónico: info@mapeum.com
Teléfono: 302 548 9882
Sitio web: https://mapeum.com
MAPEUM S.A.S. (en adelante, "MAPEUM") es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su objeto social, relacionado con la operación catastral, la gestión territorial, la información geográfica y los servicios tecnológicos asociados. MAPEUM cuenta con un área designada para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales.
MAPEUM no trata de manera consciente datos de menores de edad. En caso de que un trámite involucre a un menor, se aplicarán las protecciones reforzadas que exige la ley y se solicitará la autorización de su representante legal.
En desarrollo de su objeto social, MAPEUM S.A.S. podrá comunicar, transmitir o transferir datos personales únicamente cuando exista un fundamento jurídico válido, observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan.
Las comunicaciones de datos personales se efectuarán exclusivamente en los siguientes eventos:
MAPEUM S.A.S. podrá comunicar información personal cuando ello resulte estrictamente necesario para la celebración, ejecución, desarrollo, modificación, supervisión o terminación de un contrato celebrado con el titular de la información o con la entidad contratante, incluyendo la ejecución de contratos de consultoría, interventoría, gestión predial, ordenamiento territorial, catastro multipropósito, topografía, geodesia, sistemas de información geográfica, desarrollo tecnológico y demás actividades propias del objeto social.
MAPEUM S.A.S. podrá comunicar datos personales cuando exista una obligación prevista en la Constitución, la ley o un acto administrativo expedido por autoridad competente que imponga el suministro de información. Lo anterior comprende, entre otros, requerimientos provenientes de: autoridades judiciales; Fiscalía General de la Nación; Procuraduría General; Contraloría General; Superintendencias; DIAN; IGAC; Agencia Nacional de Tierras; entidades territoriales; autoridades catastrales; autoridades disciplinarias; organismos de control; y cualquier otra autoridad con competencia legal. En estos casos no será necesaria autorización adicional del titular cuando la ley expresamente habilite dicha comunicación.
Cuando el titular contrate a MAPEUM S.A.S. para representarlo, asesorarlo o gestionar actuaciones administrativas ante entidades públicas o privadas, la empresa podrá comunicar los datos estrictamente necesarios para el desarrollo del trámite encomendado. Esta comunicación constituye parte esencial del servicio contratado.
Para el adecuado funcionamiento de sus operaciones, MAPEUM S.A.S. podrá contratar proveedores especializados para servicios de: correo electrónico; alojamiento web; almacenamiento en la nube; copias de seguridad; infraestructura tecnológica; bases de datos; soporte técnico; plataformas colaborativas; mensajería; autenticación; videoconferencias; servicios de ciberseguridad; y demás servicios tecnológicos necesarios para la operación.
Estos terceros actuarán exclusivamente como Encargados del Tratamiento, sin adquirir la calidad de responsables de la información, y únicamente tratarán los datos conforme a las instrucciones documentadas impartidas por MAPEUM S.A.S., bajo contratos que incorporen obligaciones de: confidencialidad; seguridad de la información; restricción de acceso; conservación; supresión; devolución de la información cuando corresponda; y cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
Cuando dichos proveedores se encuentren fuera del territorio colombiano, MAPEUM S.A.S. verificará previamente que la transmisión o transferencia internacional de datos se encuentre autorizada por la legislación colombiana, por decisiones de adecuación, autorizaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sean exigibles, o mediante la adopción de garantías contractuales suficientes que aseguren niveles adecuados de protección de los datos personales.
Cuando la ejecución del contrato requiera la participación de subcontratistas, consultores especializados, profesionales independientes o aliados estratégicos, MAPEUM S.A.S. podrá comunicar únicamente los datos personales estrictamente necesarios para la correcta ejecución del servicio contratado. Estos terceros deberán asumir contractualmente obligaciones equivalentes de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales.
MAPEUM S.A.S. podrá suministrar información cuando sea necesaria para: ejercer su derecho de defensa; atender procesos judiciales; cumplir órdenes judiciales; atender actuaciones arbitrales; resolver reclamaciones administrativas; y proteger derechos propios o de terceros.
Cuando resulte indispensable para prevenir fraude, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo, acceso no autorizado a sistemas de información, delitos informáticos, suplantación de identidad o cualquier conducta que pueda afectar los derechos de los titulares, de MAPEUM S.A.S. o de terceros, la empresa podrá comunicar la información estrictamente necesaria a las autoridades competentes.
En ningún caso MAPEUM S.A.S. comunicará, transmitirá o transferirá datos personales para fines incompatibles con aquellos que motivaron su recolección, ni autorizará su utilización con propósitos comerciales por terceros ajenos a la relación jurídica existente con el titular, salvo autorización previa, expresa e informada de éste o mandato legal que así lo disponga. Toda comunicación de datos se realizará bajo criterios de necesidad, proporcionalidad, minimización de datos y acceso restringido, implementando medidas técnicas, administrativas y organizacionales apropiadas para garantizar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo info@mapeum.com, indicando nombre completo, número de documento de identidad, descripción clara de la solicitud y datos de contacto para la respuesta.
La recolección de datos a través del sitio web requiere la autorización previa y expresa del titular, obtenida mediante la aceptación explícita de esta política antes de enviar cualquier formulario. MAPEUM conserva evidencia de dicha autorización (fecha, medio y versión de la política aceptada).
MAPEUM S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección, así como para atender las obligaciones legales, contractuales, fiscales, contables, técnicas, administrativas, probatorias, archivísticas y de gestión documental que resulten aplicables conforme a la legislación colombiana.
En particular, la información contenida en contratos, facturas, comprobantes contables, documentos tributarios, expedientes técnicos, estudios, informes, soportes de consultoría, documentos prediales, archivos catastrales y demás documentos relacionados con los servicios prestados será conservada por el término previsto en las normas que regulan la materia o, en ausencia de un término especial, por el tiempo necesario para la defensa de los intereses legítimos de MAPEUM S.A.S., la atención de requerimientos de autoridades competentes y el ejercicio o la defensa de derechos dentro de los términos legales de prescripción aplicables.
Una vez vencidos los plazos de conservación exigidos por la ley y desaparecida toda finalidad legítima que justifique su permanencia, los datos personales serán eliminados, destruidos, bloqueados o sometidos a procesos de anonimización irreversible, según corresponda, mediante procedimientos que garanticen su confidencialidad, integridad y disposición final segura.
Los expedientes físicos que contengan datos personales serán organizados y conservados conforme a las normas colombianas sobre gestión documental y archivo, manteniendo controles de acceso físico, custodia, consulta y préstamo documental.
Salvo que una norma especial establezca un término diferente, los documentos físicos de naturaleza contractual, contable, tributaria o administrativa se conservarán durante los términos mínimos exigidos por la legislación colombiana y, posteriormente, podrán ser eliminados conforme a las Tablas de Retención Documental o al procedimiento interno de disposición final adoptado por MAPEUM S.A.S.
El hecho de que la información se encuentre almacenada en archivos físicos o digitales de consulta restringida, incluidos archivos históricos o fuera de línea, no limita el ejercicio de los derechos del titular previstos en la Ley 1581 de 2012.
Cuando una solicitud implique la localización de información archivada, MAPEUM S.A.S. podrá requerir un tiempo razonable para su recuperación material, respetando en todo caso los términos legales establecidos para la atención de consultas y reclamos, sin imponer cargas injustificadas al titular ni restringir el acceso a su propia información.
Cuando existan obligaciones legales de conservación, la supresión, revocatoria de la autorización o solicitud de eliminación presentada por el titular no implicará la destrucción inmediata de la información. En tales eventos, los datos permanecerán bloqueados o con acceso restringido y únicamente podrán ser tratados para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, judiciales, fiscales, contables, de auditoría o para la defensa de derechos de MAPEUM S.A.S., hasta el vencimiento del término legal de conservación correspondiente.
MAPEUM S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, incluyendo cifrado en las comunicaciones, control y restricción de acceso según el rol del personal, verificación anti-bot en los formularios, y el archivo fuera de línea de la información una vez concluido el trámite.
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Google LLC actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de navegación recolectados por estas herramientas, bajo los términos descritos en la sección 5.4 de esta política (proveedores tecnológicos). El tratamiento y la eventual transferencia internacional de esta información se rigen por las condiciones de tratamiento de datos publicadas por Google y por las garantías exigidas por la legislación colombiana para transferencias internacionales de datos personales.
MAPEUM S.A.S. podrá actualizar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se informarán a través del sitio web. La versión y fecha vigentes se indican al inicio de este documento.
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